Inspection des emballages pour
le contrôle de la conservation
Secteur : Ingénierie, Oil&Gas
Une entreprise qui fournit des services d’inspection utilise InspectionSite pour mener des activités d’inspection sur les colis stockés dans l’entrepôt afin de garantir leur conformité dans le temps.
Activité principale
L’un de nos principaux clients est un fournisseur de services techniques, d’inspection et d’externalisation des processus d’entreprise, qui possède plus de 20 ans d’expérience dans le secteur international du pétrole et du gaz et de la production d’électricité. Elle a rapidement étendu l’utilisation d’InspectionSite à différents types de services d’inspection requis par ses clients. L’une d’entre elles est l’inspection continue des emballages appartenant aux clients et stockés dans les locaux du prestataire logistique.
Le nombre moyen de colis est de 2 500 et le service exige que tous les colis soient réinspectés tous les trimestres. L’objectif de l’activité d’inspection est d’intercepter toute non-conformité et de prendre des mesures correctives en temps utile. En particulier, lors de l’inspection, l’intégrité de l’emballage et l’exactitude des données du marquage externe doivent être vérifiées, avec une attention particulière à la date limite de conservation pour les articles auxquels des substances spéciales ont été appliquées pour préserver leur intégrité.
La planification des inspections et l’allocation conséquente des ressources disponibles pour mener à bien les activités sont d’une importance particulière puisqu’il est essentiel de donner la priorité aux paquets dont la préservation est en cours d’expiration, en évitant les oublis ou les retards dans la déclaration de ces derniers et l’échec consécutif des activités de préservation. Lors de l’inspection, une liste de contrôle spécifique doit être remplie pour chaque colis et remise au client, accompagnée d’un rapport photographique.
Méthodes d’inspection avant l’utilisation d’InspectionSite
Avant l’introduction d’InspectionSite, la gestion de ce processus impliquait de nombreuses activités manuelles telles que la vérification des paquets arrivant à expiration et la compilation des rapports requis par le client.
- La liste des colis à inspecter a été enregistrée manuellement dans un fichier excel partagé par le client.
- La liste de contrôle à remplir était au format excel et la remplir sur place directement sur l’excel via une tablette ou un smartphone était loin d’être facile. Ainsi, l’inspecteur remplissait une liste de contrôle sur papier sur le terrain, et à la fin de l’activité, il se rendait au bureau et rapportait les données sur Excel via un PC. Enfin, il procéderait à la création du rapport à partir d’un fichier word avec la nécessité de l’imprimer sur papier pour le signer et l’envoyer scanné au client.
- Les rapports photographiques ont été réalisés à l’aide d’un ancien outil ne disposant pas d’un référentiel dédié pour le stockage commun des photos et des listes de contrôle, puis partagés avec le client.
- L’envoi des rapports produits s’est fait principalement par e-mail, ce qui a souvent empêché un partage facile de la grande quantité de matériel photographique.
Solution
Solution
Pour répondre aux besoins spécifiques des clients en matière de gestion et d’exécution des activités d’inspection des emballages, nous avons adapté InspectionSite en créant une plate-forme dotée des fonctionnalités suivantes :
- Les inspections peuvent être programmées et attribuées aux inspecteurs en fonction des délais suivis par le système
- La liste des colis à inspecter est disponible, toujours à jour, sur le portail web dédié, par simple importation du fichier excel extrait du système ERP du client.
- Le système surveille les colis en envoyant des alertes pour ceux dont la conservation est due, éliminant ainsi le risque d’inspections manquées (InspectionSite comme système de gestion des actifs).
- Grâce à l’application mobile, il est possible de remplir la liste de contrôle de l’inspection directement sur place et de prendre des photos directement associées au cas inspecté. Cela réduit considérablement le temps nécessaire à la compilation de la liste de contrôle et à la production du rapport photographique.
- Il est possible d’enregistrer des notes vocales ou de dessiner et d’annoter directement sur chaque photo. Chaque photo peut être marquée d’un code de colis, ce qui élimine les erreurs d’identification.
- Il est également possible de géolocaliser les colis, ce qui permet d’identifier leur localisation depuis la dernière inspection du trimestre précédent.
- En sortie, le système permet de produire directement, à la fin de l’inspection, un rapport pdf avec liste de contrôle, photo et signature pour un ou plusieurs colis.
- Toutes les informations relatives aux inspections sont disponibles sur le portail web en ligne, qui est toujours à jour et peut être consulté depuis n’importe quel endroit.
- Chaque trimestre, il est possible de dupliquer les listes de colis à inspecter, sur la base des inspections précédentes, et de comparer à l’écran l’inspection en cours avec les précédentes sur le même colis.
- Le client, via une interface dédiée, peut facilement accéder au rapport une fois qu’il a été validé et signé par les superviseurs, sans avoir à l’envoyer par e-mail.
Résultats
L’utilisation d’InspectionSite a permis de réduire de 50% le temps d’inspection, ce qui a permis de doubler le nombre d’inspections effectuées dans la journée par chaque ressource. Cela a permis de mieux répartir la charge de travail, notamment lors des pics du nombre de colis à inspecter. Les gestionnaires ont également témoigné des avantages en termes de contrôle, de facilité et de réduction du temps de partage des rapports avec le client. Enfin, et c’est très important, les inspections manquées dues à l’oubli et à l’erreur humaine ont été réduites à zéro, ce qui garantit une intégrité totale du matériel stocké.
Caractéristiques principales
PhotoMark
Catalogage et identification de toutes les photos prises pendant l’inspection, rapidement et directement associées aux articles inspectés, sans erreur. Des informations supplémentaires peuvent être saisies, comme le code de l’article, le nom du site, la date et l’heure, les coordonnées GPS.
Signe
L’utilisateur peut télécharger et enregistrer sa signature sur l’APP ou signer directement à partir de l’écran tactile de l’appareil, ce qui permet de produire des rapports signés automatiquement, même en plusieurs endroits ou pages. Il est possible de capturer plusieurs signatures, si le rapport doit être signé par plusieurs personnes.
Conformité
Il permet de gérer les non-conformités facilement et selon des critères personnalisables. Vous pouvez facilement voir quelles inspections ou quels articles individuels sont non conformes et assurer le suivi des non-conformités, même après leur résolution.
Rapport
Les modèles de rapport sont entièrement personnalisés en fonction de vos besoins. Le système génère des rapports de sortie, même ceux de grande taille contenant des centaines de photos, dans différents formats (PDF, Word, Excel), évitant ainsi les fastidieuses opérations manuelles d’édition et de tri des photos.
BigMedia
Stockage dans le nuage de toutes les données, pièces jointes et photos capturées en résolution originale, sans occuper d’espace sur les appareils ou le stockage de l’entreprise. Ils peuvent être facilement partagés avec le client, le back-office ou téléchargés localement, même séparément des rapports.
Importation
Il permet d’effectuer l’importation massive de données d’inspection, en créant des rapports à l’avance avec les informations pré-remplies et disponibles sur l’APP.
Mailer
Permet d’envoyer simultanément des copies des rapports et/ou des médias joints au client ou à d’autres destinataires.