Ispezioni imballi per
il controllo della preservazione
Settore: Metalmeccanico, Oil&Gas
InspectionSite per svolgere le attività d’ispezione sugli
imballi stoccati in magazzino con lo scopo di garantirne la conformità nel tempo.
Attività principale
Un nostro importante cliente è un fornitore di servizi tecnici, ispettivi e di Business process outsourcing, con più di 20 anni di esperienza nel settore dell’Oil & Gas e Power Generation a livello internazionale. In breve tempo ha esteso l’utilizzo di InspectionSite a diverse tipologie di servizi ispettivi richiesti dai propri clienti. Uno tra questi consiste in un controllo continuo degli imballi di proprietà del cliente, stoccati presso le aree del provider logistico.
Gli imballi sono in media 2500 e il servizio prevede che tutti siano ricontrollati ogni trimestre. Lo scopo dell’attività d’ispezione è quello di intercettare eventuali non conformità ed intraprendere tempestivamente le necessarie azioni correttive. In particolare, in fase di ispezione occorre verificare l’integrità degli imballi e la correttezza dei dati di marcatura esterni, con particolare attenzione alla data di scadenza della preservazione per quegli item ai quali sono state applicate sostanze apposite per conservarne l’integrità.
La pianificazione delle ispezioni e la conseguente assegnazione alle risorse a disposizione per svolgere le attività sono di particolare importanza poiché è fondamentale dare priorità agli imballi con preservazione in scadenza evitando dimenticanze o ritardi nella segnalazione di questi e conseguente mancata attività di ripreservazione. Durante l’ispezione per ciascuno imballo deve essere compilata una specifica checklist da consegnare al cliente, corredata con un report fotografico.
Modalità di ispezione antecedenti all’utilizzo di Inspectionsite
Prima dell’introduzione di InspectionSite la gestione di questo processo prevedeva molte attività manuali di controllo degli imballi in scadenza e compilazione della reportistica richiesta dal cliente.
- L’elenco dei colli da ispezionare era riportato manualmente in un file excel condiviso dal cliente.
- La checklist da compilare era in formato excel e la compilazione on site direttamente su excel tramite tablet o smartphone era tutt’altro che agevole. Quindi l’ispettore compilava in campo una checklist cartacea, al termine dell’attività si recava in ufficio e riportava i dati su excel tramite PC. In ultimo procedeva con la creazione del report a partire da un file word con necessità di stamparlo su carta per firmarlo ed inviarlo scannerizzato al cliente
- I report fotografici venivano effettuati tramite un tool ormai vecchio e privo di repository dedicata allo storage congiunto di foto e checklists e condivisa col cliente.
- L’invio della reportistica prodotta avveniva prettamente tramite e-mail, cosa che spesso impediva un’agevole condivisione della grande mole di materiale fotografico
Soluzione
Soluzione
Per andare incontro alle specifiche esigenze del cliente nella gestione ed esecuzione dell’attività di ispezione degli imballi, abbiamo adattato InspectionSite creando una piattaforma dotata delle seguenti funzionalità:
- È possibile pianificare le ispezioni ed assegnarle agli ispettori in base alle scadenze monitorate dal sistema
- L’elenco dei colli da ispezionare è disponibile, sempre aggiornato, sul portale web dedicato, tramite semplice importazione del file excel estratto dal sistema ERP del cliente.
- Il sistema monitora gli imballi inviando degli alert per quelli la cui preservazione è in scadenza, azzerando il rischio di mancata ispezione (InspectionSite come sistema di Asset management)
- Tramite App mobile è possibile compilare direttamente on-site la checklist dell’ispezione ed acquisire le foto direttamente associate alla cassa ispezionata. In questo modo si riducono notevolmente i tempi di compilazione delle checklist e di produzione del report fotografico.
- È possibile registrare note vocali o disegnare ed annotare direttamente su ogni singola foto. Ogni foto può essere marcata con codice dell’imballo, azzerando errori di identificazione
- È possibile anche geolocalizzare gli imballi, cosa che permette di individuarne la posizione dall’ultima ispezione effettuata nel trimestre precedente
- Come output, il sistema consente di produrre direttamente a fine ispezione un report pdf con checklist, foto e firma, per uno o più imballi.
- Tutti le informazioni relative alle ispezioni sono disponibili nel portale web online, sempre aggiornato e consultabile da qualsiasi postazione.
- Ogni trimestre è possibile duplicare gli elenchi di imballi da ispezionare, sulla base delle precedenti ispezioni ed effettuare un confronto a video dell’ispezione corrente con quelle precedenti sul solito imballo
- Il cliente, tramite interfaccia a lui dedicata può accedere facilmente alla reportistica una volta validata e firmata dai supervisori senza più bisogno di inviarla tramite e-mail
Risultati
L’utilizzo di InspectionSite ha portato ad una riduzione del 50% dei tempi di ispezione con conseguente possibilità di raddoppiare il numero di ispezioni effettuate durante il giorno da ogni risorsa. Questo ha permesso una miglior distribuzione del carico di lavoro, in particolare nei momenti di picco del numero di imballi da ispezionare. I responsabili hanno testimoniato benefici anche in termini di controllo e di facilità e tempi ridotti di condivisione dei report col cliente. Per finire, cosa molto importante, si sono azzerate le mancate ispezioni causate da dimenticanze ed errori umani, garantendo al 100% l’integrità del materiale stoccato.
Funzionalità chiave
PhotoMark
Catalogazione e identificazione di tutte le foto acquisite in fase d’ispezione, velocemente e direttamente associate agli elementi ispezionati senza errori. È possibile inserire informazioni aggiuntive, quali: codice articolo, nome cantiere, data e ora, coordinate GPS.
Sign
L’utente può caricare e salvare la propria firma sull’APP o firmare direttamente da touchscreen del dispositivo, permettendo la produzione di report firmati automaticamente anche in più posizioni o pagine. È possibile acquisire più firme, nel caso in cui il report debba essere firmato da più soggetti.
Compliance
Permette di gestire le non conformità in modo semplice e secondo criteri personalizzabili. È possibile vedere facilmente quali ispezioni o singoli elementi sono non conformi e tenere traccia delle non conformità, anche a seguito della loro risoluzione.
Report
I modelli di report sono completamente personalizzati in base alle proprie esigenze. Il sistema genera report di output, anche di grandi dimensioni e contenenti centinaia di foto, in vari formati (PDF, Word, Excel), evitando l’onerosa attività manuale di redazione e ordinamento delle foto.
BigMedia
Conservazione sul Cloud di tutti i dati, gli allegati e le foto acquisite in risoluzione originale, senza occupare spazio nei dispositivi o storage aziendali. È possibile condividerli facilmente con il cliente, il back office o scaricabili in locale, anche separatamente dai report.
Import
Permette di importare massivamente i dati delle ispezioni da effettuare, creando preventivamente i report con le informazioni precompilate e disponibili sull’APP.
Mailer
Permette di inviare copia dei report e/o i media allegati al committente o ad altri destinatari simultaneamente.